Назначение, архитектура, технические требования Folium

Про систему

• Повышенная безопасность, реализованная изолированными и разделенными интерфейсами пользователей и администратора;
• Универсальные форматы взаимодействия с внешними источниками информации (импорт, экспорт);
• Система шифрования для повышения безопасности хранения информации;
• Автономная система резервного хранения данных с возможностью их удаленного размещения или автоматической отправки на почту;
• Многоуровневая система хранения данных для повышения масштабируемости и быстродействия системы;
• Модуль, который обеспечивает незарегистрированным пользователям доступ к системе с гибкими настройками прав допуска;
• Встроенные инструменты для создания корпоративного портала.

Назначение и функции

Компьютерная программа «Folium» представляет собой универсальную программную платформу и предназначена для построения и обеспечения функционирования автоматизированных систем учета, хранения, поиска, отображения, обработки и обмена информацией.

Система «Folium» может использоваться для:

• создания и управления электронными ресурсами учреждения, предприятия, компании;
• автоматизации процессов работы с документами (документальными материалами);
• интеграции информационных ресурсов учреждения, предприятия, компании, построения на его основе информационных порталов, архивов, каталогов, библиотек, читальных залов, депозитариев документальных ресурсов и т.п.;
• автоматизации деятельности учреждения, повышение уровня внутрикорпоративных коммуникаций и информационного взаимодействия структурных подразделений / сотрудников.

«Folium» гибкая система, которая позволяет:

• адаптировать систему для использования в организациях и учреждениях различного профиля;
• создавать и использовать вспомогательные ресурсы;
• создавать / корректировать технологию автоматизации задач организации исходя из местных особенностей;
• создавать необходимые группы и отдельных пользователей, обеспечить гибкую настройку прав для работы в системе;
• обрабатывать в системе информацию, различную по тематике и структуре описания (записи базы данных, текст, изображения, видео, файлы документов и т.д.);
• импортировать информацию в текстовые редакторы, распечатывать, отправлять по электронной почте.

Архитектура

«Folium» имеет клиент-серверную архитектуру (устанавливается на сервере) и может работать под управлением ОС семейства Unix / Linux, Windows.

«Folium» спроектирован для функционирования как под управлением свободно-распространяемыми СУБД MySQL, так и под коммерческими версиями — СУБД Oracle в клиент-серверной архитектуре.

Работа системы, построенной с использованием «Folium», обеспечивается как из локальной сети, так и из сети интернет (определяется заказчиком системы).

Пользователь работает с «Folium» с использованием веб-браузера, установленного на рабочем компьютере (дополнительное программное обеспечение не требуется).

Объем необходимого дискового пространства на сервере определяется исходя из объемов электронных файлов, которые хранятся на сервере, а также необходимости обеспечения резервирования системы.

Технические требования

Для успешной инсталляции и правильной эксплуатации серверная и клиентская части системы должны удовлетворять требованиям к техническим средствам, необходимых для ее функционирования.

Технические средства:

• Сервер системы: Тактовая частота процессора: минимально необходима — 1 ГГц, рекомендуемая — 2 ГГц;
• ОЗУ: минимально необходимое — 2 Гб, рекомендуется — 4 Гб;
• Объем дисковой памяти для установки системы — 100 Мб;
• Объем дисковой памяти под данные — расчетная величина*.

Клиентский ПК:

• процессор с тактовой частотой не ниже 1,5 ГГц;
• оперативная память не ниже 512 Мб;
• видеокарта с объемом видеопамяти не ниже 128 Мб;
• накопитель на жестком диске, объем свободного дискового пространства не менее 10,0 Гб;
• устройство вывода информации (монитор) типа;
• манипулятор типа (мышь);
• стандартная клавиатура;
• принтер, совместимый с операционной системой.

Системные программные средства:

• операционная система сервера: Uniх/linux, Windows Server;
• операционная система клиента: Microsoft Windows 7 и выше;
• интернет браузер Google Chrome (не ниже 35 версии);
• интернет браузер Mozilla Firefox (не ниже 26 версии);
• интернет браузер Opera (не ниже 12.16 версии);
• СУБД и база данных Mysql 5.5.20;
• PHP не ниже 5.3;
• Apache HTTP Server 2.2.22;
• phpMyAdmin 3.4.9;
• программа для работы с текстами Adobe Reader (не ниже 8 версии).

* объем необходимого дискового пространства на сервере системы определяется на этапе ее проектирования исходя из потребностей и объема электронных файлов, которые планируется хранить на сервере, а также обеспечения резервирования системы.

Заказать тестирование Folium

Услуги сканирования, индексации, каталогизации

Создание центра сканирования

Чтобы купить сканер, который будет соответствует вашим потребностям, важно предварительно проанализировать ваш бумажный архив по нескольким параметрам: объем документов для сканирования, форматы, качество, разрешение, физическое состояние и прочее.

С целью поиска оптимального решения мы:

• Проведем бесплатную оценку и анализ архива;
• Проконсультируем по видам сканеров (в том числе скоростных, широкоформатных, профессиональных планшетных);
• Предоставим расчет для покупки сканера в базовой или расширенной комплектации.

При условии покупки сканера мы:

• Подберем оптимальную модель, в зависимости от особенностей ваших фондов;
• Предоставим техническую поддержку;
• Проведем обучение специалистов, разработаем инструкцию пользователя.

Архивная обработка документов

Для организованного и легко управления архива документов, гарантий сохранения ценной информации, необходима архивация документов, соответствующая законодательству и отвечающая вашим потребностям.

Какие задачи решает архивация документов?

• Обеспечивает правильный режим хранения документов, их сохранность;
• Формирует архив документов;
• Создает справочный и учетный инструментарий к документам архива;
• Оптимизирует и делает удобным использование документов архива.

Этапы архивной обработки документов:

• После оценки вашего архива, в первую очередь архивируются документы постоянного хранения и дела по личному составу. С подачей пакета документов в Государственную архивную службу;
• Затем архивируются документы временного хранения, срок которых еще не истек;
• А документы, срок хранения которых уже прошел, подлежат списанию (уничтожению).

Наши услуги:

• Оценка документов на предмет ценности;
• Организация кадровых документов и документов временного / постоянного срока хранения;
• Процедура списания документов;
• Формирование описей дел;
• Архивный переплет, брошюровка, реставрация;
• Согласование необходимой документации с Государственным архивом;
• и другие услуги по архивации документов.

Наши преимущества:

• Работаем на вашей территории, что исключает необходимость транспортировки документов, обеспечивая безопасность и конфиденциальность процесса;
• Все работы выполняем в соответствии с законом;
• Бесплатно проведем оценку вашего архива. Оценка архива также необходима, если вы захотите создать электронный архив.

Создание электронного архива

Электронный архив Folium — это решение, которое поможет организовать и структурировать ваши оцифрованные данные, быстро осуществлять поиск и наладить одновременную работу независимо от территориальной удаленности пользователей.

Этапы создания электронного архива:

• Бесплатная оценка архивной базы;
• Выполнение пилотного проекта (с проведением последующих корректировок для качественной реализации основного проекта);
• Сканирование документов;
• Распознавание и индексация данных;
• Внедрение системы электронного архива.

Преимущества Folium:

• Web-ориентированность;
• Многоплатформенность;
• Быстродействие;
• Универсальность системы позволяет легко расширять функционал.

Узнать больше о назначении, архитектуре и технических требованиях Folium вы можете тут.

Распознавание и индексация

Для эффективного использования документы важно не только отсканировать, а и иметь возможность производить по ним поиск. Мы знаем два варианта решения этой задачи — документы можно распознать или проиндексировать.

Распознавание документов

Распознавание документов применяется для первоисточников хорошего качества — «свежих» книг, журналов, словарей, опросных анкет. Без наличия «артефактов» (мусора, комментариев, записей на полях и т.д.). Для этого мы используем систему распознавания документов или OCR-систему. Такая система автоматически вводит все данные в компьютер (например, в текстовый редактор). И после того, как документ распознан, вы сможете:

• Копировать и редактировать текст;
• Работать с отдельными абзацами текста;
• Осуществлять поиск по словам и фразам.

Что касается архивных документов — процедура налаживания распознавания проходит дольше, а достоверность составляет небольшой процент. В этом случае используются различные методы полуавтоматического преобразования документов в электронный вид, с помощью ключевых слов (индексации).

Индексация документов

Индексация документов — это процесс присвоения отсканированным документам идентификационных признаков, позволяющих быстро находить необходимую информацию в базе данных. Такими признаками могут быть: тип документа, номер документа, дата документа, автор документа, и пр.

Наши преимущества

На этапе распознавания или индексации мы работаем с самыми сложными данными:

• Рукописными (полностью рукописные документы или же содержащие информацию, написанную от руки);
• Выполненными на печатной машинке;
• Плохо читаемыми (текст выцвел, информация частично утрачена и др.);
• Информация с документов одного типа расположена в разных частях (например: при изменении порядка оформления договоров).

При выполнении полного или частичного распознавания документов, мы используем многоуровневую проверку качества массива. Избежать возможных ошибок нам также помогает создание ресурса, где на небольшом объеме информации тестируется вся технология, согласуются поля, определяются критерии качества.

Широкоформатное сканирование

Мы сканируем:

• Чертежи, графики, карты;
• Техническую и проектную документацию;
• Инженерные планы и схемы на любых материалах (картон, калька, синька).

В зависимости от состояния широкоформатного документа мы можем его отсканировать двумя способами:

• Если он хорошего качества — сканируем за один раз, используя протяжной сканер;
• Если он плохого качества — сканируем по фрагментам. После чего склеиваем, используя программное обеспечение.

При наличии большого объема карт, чертежей, мы можем выполнить работы по сканированию на вашей территории.

Сканирование документов

Мы оказываем услуги сканирования для:

• Коммерческих компаний;
• Государственных департаментов;
• Музеев;
• Архивов;
• Библиотек.

Сканируем быстро:

• Расшитые документы — от 10 000 страниц/день;
• Сшитые документы — от 1500 страниц/день.

Где мы сканируем?

• В нашем офисе, или можем создать временный центр сканирования на вашей территории.

Как мы сканируем?

• Определяем объем документов и параметры сканирования;
• Обрабатываем полученные скан-копии и конвертируем их в необходимый формат — jpeg, pdf, word, и др.;
• Передаем отсканированные документы на любом удобном носителе  — cd/dvd, флеш-накопителе, загружаем в “облако”.

Имея отсканированные документы вы:

• Сохраните копии документов в случае потери бумажного оригинала;
• Сможете наполнить электронный архив; 
• Быстрее найдете нужную информацию, если документы распознаны.