Для агропідприємств

Створення електронного реєстру договорів оренди земельних ділянок

Право оренди землі є головним активом суб’єктів господарювання, які здійснюють сільськогосподарську діяльність.

Більшість сільськогосподарських підприємств зберігають договори оренди в паперовому вигляді та систематизують їх у реєстр власної форми, що ведеться у форматі .xls. Брак часу та людських ресурсів робить практично неможливим забезпечувати актуальність такого реєстру, відслідковувати строк завершення дії договорів, своєчасну сплату орендної плати тощо. Реєстри, зазвичай, оформлюється кожним регіональним підрозділом аграрної компанії по-різному та в залежності від потреб. Тому центральні офіси компанії не завжди отримують інформацію, що оновлена станом на момент такого запиту та відображає документи по всім підрозділам одночасно.

Варто зазначити, що актуальний реєстр договорів оренди землі є не тільки зручним джерелом систематизованої інформації, а й дозволяє здійснювати його використання як для цілей планування і оцінки ефективності використання землі, так і для капіталізації компанії в цілому.

Ми пропонуємо такі рішення:

1. Файловий каталог — це електронна копія вашого паперового архіву в PDF-форматі за принципом — один документ або комплект документів = один PDF-файл. Архів розподілений по папках.

2. Електронний інформаційний ресурс — це індексований масив файлів і даних в Excel-форматі з посиланням на файл документу, готовий до експорту в вашу інформаційну систему.

3. Електронний реєстр в системі Folium — це електронна копія паперового архіву в PDF-формат та індексований масив файлів і даних, завантажених в інформаційно-пошукову систему Folium, яка буде встановлена на ваш сервер. Система Folium дозволяє отримувати доступ до реєстру онлайн 24/7 з розподілом переліку прав авторизованих користувачів. Більше про систему Folium. 

Переваги роботи з електронним реєстром:

• Упорядкування обліку і зберігання фонду документів;
• Контроль актуальності;
• Швидкий пошук та доступ до інформації;
• Скорочення часу на обробку, аналіз та узагальнення;
• Одночасна розподілена робота з документами в електронному вигляді;
• Зменшення ризику втрати оригіналів документів;
• Оптимізація роботи персоналу;
• Проведення аудиту земельного банку у будь-який час;
• Захист інформації через доступ виключно на підставі наданих привілеїв і прав, гарантоване протоколювання всіх подій;
• Інтеграція електронного реєстру в систему електронного обігу документів.

Замовляйте сканування договорів оренди землі та створення електронного реєстру:

за телефоном — 044 498-20-09
або пишіть — info@digitalcountry.com.ua