Призначення, архітектура, технічні вимоги Folium

Про систему

• Підвищена безпека, що реалізована ізольованими та розділеними інтерфейсами користувачів і адміністратора;
• Універсальні формати взаємодії із зовнішніми джерелами інформації (імпорт, експорт);
• Система шифрування для підвищення безпеки зберігання інформації;
• Автономна система резервного зберігання даних з можливістю їх віддаленого розміщення або автоматичної відправки на пошту;
• Багаторівнева система збереження даних для підвищення масштабованості та швидкодії системи;
• Модуль, який забезпечує незареєстрованим користувачам доступ до системи з гнучкими налаштуваннями прав допуску;
• Вбудовані інструменти для створення корпоративного порталу.

Призначення і функції

Комп’ютерна програма «Folium» представляє собою універсальну програмну платформу і призначена для побудови і забезпечення функціонування автоматизованих систем обліку, зберігання, пошуку, відображення, обробки і обміну інформацією.

Система «Folium» може використовуватися для:

• створення і управління електронними ресурсами установи, підприємства, компанії,
• автоматизації процесів роботи з документами (документальними матеріалами);
• інтеграції інформаційних ресурсів установи, підприємства, компанії, побудови на його основі інформаційних порталів, архівів, каталогів, бібліотек, читальних залів, депозитаріїв документальних ресурсів тощо;
• автоматизації діяльності установи, підвищення рівня внутрішньо-корпоративних комунікацій та інформаційної взаємодії структурних підрозділів/співробітників.

«Folium» гнучка система, яка дозволяє:

• адаптувати систему для використання в організаціях та установах різного профілю;
• створювати та використовувати допоміжні ресурси;
• створити / коригувати технологію автоматизації завдань організації виходячи з місцевих особливостей;
• створювати необхідні групи і окремих користувачів, забезпечити гнучке налаштування прав для роботи в системі;
• обробляти в системі інформацію, різну за тематикою і структурою опису (записи бази даних, текст, зображення, відео, файли документів і т.і.);
• імпортувати інформацію в текстові редактори, роздруковувати, відправляти по електронній пошті.

Архітектура

«Folium» має клієнт-серверну архітектуру (встановлюється на сервері) і може працювати під управлінням ОС сімейства Unix / Linux, Windows.

«Folium» спроектований для функціонування як під управлінням вільно-розповсюджуваними СКБД MySQL, так і під комерційними версіями – СКБД Oracle в клієнт-серверній архітектурі.

Робота системи, що побудована з використанням «Folium», забезпечується як з локальної мережі, так і з мережі інтернет (визначається замовником системи).

Користувач працює з «Folium» з використанням веб-браузера, що встановлений на робочому комп’ютері (додаткове програмне забезпечення не вимагається).

Обсяг необхідного дискового простору на сервері визначається виходячи з обсягів електронних файлів, які зберігаються на сервері, а також необхідності забезпечення резервування системи.

Технічні вимоги

Для успішної інсталяції й правильної експлуатації серверна та клієнтська частини системи повинні задовольняти вимогам до технічних засобів, необхідних для її функціонування.

Технічні засоби:

• Сервер системи: тактова частота процесора: мінімально необхідна – 1 ГГц, рекомендована – 2 ГГц;
• ОЗУ: мінімально необхідне – 2 Гб, рекомендоване – 4 Гб;
• Обсяг дискової пам’яті для встановлення системи – 100 Мб;
• Обсяг дискової пам’яті під данні – розрахункова величина*.

Клієнтський ПК:

• процесор з тактовою частотою не нижче 1,5 ГГц;
• оперативна пам’ять не нижче 512 Мб;
• відео карта з об’ємом відео пам’яті не нижче 128 Мб;
• накопичувач на жорсткому диску, обсяг вільного дискового простору не менше 10,0 Гб;
• пристрій виводу інформації (монітор) типу;
• маніпулятор типу (миша);
• стандартна клавіатура;
• принтер, сумісний з операційною системою.

Системні програмні засоби:

• операційна система сервера: Uniх/linux, Windows Server;
• операційна система клієнта: Microsoft Windows 7 и выше;
• інтернет браузер Google Chrome (не нижче 35 версії);
• інтернет браузер Mozilla Firefox (не нижче 26 версії);
• інтернет браузер Opera (не нижче 12.16 версії);
• СУБД та база даних Mysql 5.5.20;
• PHP не нижче 5.3;
• Apache HTTP Server 2.2.22;
• phpMyAdmin 3.4.9;
• програма для роботи з текстами Adobe Reader (не нижче 8 версії).

* обсяг необхідного дискового простору на сервері системи визначається на етапі її проектування виходячи з потреб і обсягу електронних файлів, які планується зберігати на сервері, а також забезпечення резервування системи.

Замовити тестування Folium

Послуги сканування, індексації, каталогізації

Створення центру сканування

Щоб купити сканер, який буде відповідати вашим потребам, важливо попередньо проаналізувати ваш паперовий архів за кількома параметрами: обсяг документів для сканування, формати, якість, дозвіл, фізичний стан та інше.

З метою пошуку оптимального рішення ми:

• проведемо безкоштовну оцінку і аналіз архіву;
• проконсультуємо по видам сканерів (в тому числі швидкісних, широкоформатних, професійних планшетних);
• надамо розрахунок для покупки сканера в базовій або розширеної комплектації.

За умови покупки сканера ми:

• підберемо оптимальну модель, в залежності від особливостей фондів;
• надамо технічну підтримку;
• проведемо навчання фахівців, розробимо інструкцію користувача.

Архівна обробка документів

Для організованого і легко управління архіву документів, гарантій збереження цінної інформації, необхідна архівація документів, що відповідає законодавчим нормам та вашим потребам.

Які завдання вирішує архівація документів?

• Забезпечує правильний режим зберігання документів, їх збереження;
• Формує архів документів;
• Створює довідковий та обліковий інструментарій до документів архіву
• Оптимізує і робить зручним використання документів архіву.

Етапи архівної обробки документів:

• Після оцінки вашого архіву, в першу чергу архівуються документи постійного зберігання та справи з особового складу. З подачею пакету документів до Державної архівної служби;
• Потім архівуються документи тимчасового зберігання, термін яких ще не минув;
• А документи, термін зберігання яких уже пройшов, підлягають списанню (знищенню).

Наші послуги:

• Оцінка документів на предмет цінності;
• Організація кадрових документів та документів тимчасового / постійного терміну зберігання;
• Процедура списання документів;
• Формування описів справ;
• Архівна палітурка, брошурування, реставрація;
• Узгодження необхідної документації з Державним архівом;
• та інші послуги по архівації документів.

Наші переваги:

• Працюємо на вашій території, що виключає необхідність транспортування документів, забезпечуючи безпеку і конфіденційність процесу;
• Всі роботи виконуємо відповідно до закону;
• Безкоштовно проведемо оцінку вашого архіву. Оцінка архіву також необхідна, якщо ви захочете створити електронний архів.

Створення електронного архіву

Електронний архів Folium — це рішення, що допоможе організувати і структурувати ваші оцифровані дані, швидко здійснювати пошук і налагодити одночасну роботу незалежно від територіальної віддаленості користувачів.

Етапи створення електронного архіву:

• Безкоштовна оцінка архівної бази;
• Виконання пілотного проекту (з проведенням наступних коригувань для якісної реалізації основного проекту);
• Сканування документів;
• Розпізнавання і індексація даних;
• Впровадження системи електронного архіву.

Переваги Folium:

• Web-орієнтованість;
• Багатоплатформність;
• Швидкодія;
• Універсальність системи дозволяє легко розширювати функціонал.

Дізнатися більше про призначення, архітектури та технічні вимоги Folium ви можете тут.

Розпізнавання та індексація

Для ефективного використання документи важливо не тільки відсканувати, а й мати можливість здійснювати по ним пошук. Ми знаємо два варіанти вирішення цього завдання — документи можна розпізнати або проіндексувати.

Розпізнавання документів

Розпізнавання документів застосовується для першоджерел хорошої якості — «свіжих» книг, журналів, словників, опитувальних анкет. Без наявності «артефактів» (сміття, коментарів, записів на полях і т.д.). Для цього ми використовуємо систему розпізнавання документів або OCR-систему. Така система автоматично вводить всі дані в комп’ютер (наприклад, в текстовий редактор). І після того, як документ розпізнано, ви зможете:

• Копіювати і редагувати текст ;
• Працювати з окремими абзацами тексту;
• Здійснювати пошук за словами і фразами.

Що стосується архівних документів — процедура налагодження розпізнавання проходить довше, а достовірність становить невеликий відсоток. В цьому випадку використовуються різні методи напівавтоматичного перетворення документів в електронний вигляд, за допомогою ключових слів (індексації).

Індексація документів

Індексація документів — це процес присвоєння відсканованим документам ідентифікаційних ознак, що дозволяють швидко знаходити необхідну інформацію в базі даних. Такими ознаками можуть бути: тип документа, номер документа, дата документа, автор документа, та ін.

Наші переваги

На етапі розпізнавання або індексації ми працюємо з найскладнішими даними:

• Рукописними (повністю рукописні документи або ж містять інформацію, написану від руки);
• Виконаними на друкарській машинці;
• Погано читаними (текст вицвів, інформація частково втрачена і ін.);
• Інформація з документів одного типу розташована в різних частинах (наприклад: при зміні порядку оформлення договорів).

При виконанні повного або часткового розпізнавання документів, ми використовуємо багаторівневу перевірку якості масиву. Уникнути можливих помилок нам також допомагає створення ресурсу, де на невеликому обсязі інформації тестується вся технологія, узгоджуються поля, визначаються критерії якості.

Широкоформатне сканування

Ми скануємо:

• Креслення, графіки, карти;
• Технічну та проектну документацію;
• Інженерні плани та схеми на будь-яких матеріалах (картон, калька, синька).

Залежно від стану широкоформатного документа ми можемо його відсканувати двома способами:

• Якщо він гарної якості — скануємо за один раз, використовуючи протяжний сканер;
• Якщо він поганої якості — скануємо по фрагментах. Після чого склеюємо, використовуючи програмне забезпечення.

При наявності великого обсягу карт, креслень, ми можемо виконати роботи по скануванню на вашій території.

Сканування документів

Ми надаємо послуги сканування для:

• Комерційних компаній;
• Державних департаментів;
• Музеїв;
• Архівів;
• Бібліотек.

Скануємо швидко:

• Розшиті документи — від 10 000 сторінок/день;
• Зшиті документи — 1500 сторінок/день.

Де ми скануємо?

• У нашому офісі, або можемо створити тимчасовий центр сканування на вашій території.

Як ми скануємо?

• Визначаємо обсяг документів і параметри сканування;
• Обробляємо отримані скан-копії і конвертуємо їх в необхідний формат — jpeg, pdf, word, і ін.;
• Передаюємо відскановані документи на будь-якому зручному носії — cd/dvd, флеш-накопичувачі, завантажуємо у “хмару”.

Маючи відскановані документи ви:

• Збережете копії документів в разі втрати паперового оригіналу;
• Зможете наповнити електронний архів;
• Швидше знайдете потрібну інформацію, якщо документи розпізнані.